Récemment encore, j’ai eu l’occasion
d’entendre de-ci de-là des oppositions de vocabulaire (encore !!!) sur
« l’Archivage » et le
« Record Management », débat
qui a souvent secoué la communauté (et ses « milieux autorisés » comme le
disait si bien Coluche en son temps).
Alors, un peu à la manière de la Valeur
Probatoire, je vais y mettre mon petit grain de sel ! Autorisons-nous à penser, n’est-ce pas ?
Je vous ferai grâce des différentes
définitions, que trouverez aisément par vous-même sur Internet ou ailleurs,
l’objectif n’étant pas d’en rajouter une de plus, mais d’essayer d’y voir plus
clair sur ce que recouvre chacun des deux concepts… On y va ?
Le Records Management fait globalement
référence aux processus de gestion administrative des données produites par
l’entreprise. Entre autres, cela recouvre leur création, organisation,
maintenance, utilisation, recherche, élimination, transfert, … Bref, tout
ce qui a trait au cycle de vie desdites données.
Notez que je parle volontairement de « données », et non pas de
« documents » , un
« record » pouvant revêtir la forme d’une ligne d’un relevé de
transactions bancaires, une facture, un agrégat de fichiers constituant une version
déterminée d’un moteur d’avion, etc.
La traduction littérale de Record Management
est de ce fait très complexe, pour ne pas dire illusoire.
Les anglo-saxons voient ainsi dans le « record »
à la fois la donnée courante et la donnée d’archive, le terme français
« archive » possédant lui une connotation plus patrimoniale. De ce point de vue, une donnée
d’archive suit un cycle de vie constitué de trois périodes (ou « âges ») distinctes et successives dans le
temps :
- les archives courantes correspondent aux données vivantes nécessaires à l'activité des services producteurs. Ils sont gérés dans des systèmes de bases de données, de GED, de CRM, d’ERP, …
- les archives intermédiaires regroupent les données « figées » devant être conservées pendant une certaine durée pour satisfaire aux exigences administratives, juridiques, etc. Ces données seront par la suite soit conservées indéfiniment soit éliminées.
- les archives ayant une valeur historique ou patrimoniale deviennent ainsi des archives définitives, versées soit aux Archives Départementales soit aux Archives Nationales (Archives de France).
La norme ISO 15489 définit le Record
Management comme « un champ de
l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique
de la création, réception, conservation, utilisation
et sort final des documents d’archives, y compris des
méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de
l’information liée à la forme des documents ».
Si l’on s’intéresse à d’autres normes et standards internationaux, par
exemple MoReq 2010, DoD 5015.2, ICA-Req pour ne citer que ce trio bien connu, on
y retrouve les mêmes principes
fondamentaux que dans la norme AFNOR NF Z42-013. Ouf !!!
Vouloir donc opposer « Archivage » et
« Record Management » n’a donc aucun sens.
Heureusement, il est désormais
communément admis de conserver la terminologie « Record
Management » pour désigner
les processus de gestion des données
d’archives, tandis que « Record
System » sera malgré tout réduit à un système d’archivage. In
extenso et par abus de langage également, un « record » pourra être assimilé
à un « document », dans une acceptation
large du terme.
